Sistem
adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola
sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara.
Secara ringkas sistem manajemen
gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait
dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan
barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke
tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.
Saat ini gudang memiliki arti luas
dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak
menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk,
kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada
adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu
secara umum kegiatan di Gudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang
secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan
secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian,
Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai
pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Operasional, Biaya dan Personalia
saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada
ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian
ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya
puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan
berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu
forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan
kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem
kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.
Setiap bagian dalam gudang akan saya
bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang
sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak
ada beberapa alasan :
- Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja
kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang
personal dan unik dibandingkan kantoran.
- Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga
kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
- Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai
tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi
sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah
prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi
ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan
Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
- Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada
pengendalian-pengendalian yang di manaje secara professional.
Sampai saat ini bergerak di bidang
logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene namun sangat
vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak langsung
distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh
sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang
sederhana dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber
pembelajaran terdapat banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang
sesuai dengan karakteristik perusahaan merupakan hal paling baik untuk mencapai
produktifitas.
Administrasi Gudang
Administrasi menurut saya merupakan
sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi mengurus data-data
gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang,
data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat
sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan
ceritanya. Mengingat sistem begitu kompleks, diperlukan software yang menangani
semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani
dengan baik, maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.
Software yang mengatur transaksi
gudang ini lebih baik bisa dieksekusi dalam keadaan real time, jadi seperti
sistem informasi Bank. Semisal ambil uang Rp 200.000 di ATM, maka Bank langsung
secara real time mengurangi saldo. Nah, kira-kira seperti itu yang software
yang dibutuhkan di gudang. Tetapi saya sendiri gak begitu menguasai tentang
software seperti ini, yang saya paham hanya sedikit alur administrasi gudang.
Data pemesanan barang
Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah
tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y
, dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia,
mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok, padahal teori
mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap
potential loss sales dari perusahaan.
Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan
pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun
diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar
(term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar
daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi
uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP
adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali
tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.
Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable
juga menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.
Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri
yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan
perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih
murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini
merupakan bentuk praktek monopoli.
Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier
relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship
management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.
Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang,
sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data.
Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :
1. Jumlah stok barang.
2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
3. Dasar memesan barang.
4. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat
dipertanggungjawabkan.
Administrasi yang kuat perlu
dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya.
Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang
akrab dengan database.
Sistem penerimaan digudang
Penerimaan barang merupakan segala
awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau
rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang
mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah
hal-hal penting dalam penerimaan barang :
1. Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam
spesifikasi tepat)
2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)
3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang
5. Memasukkan Barang ke Penyimpanan
Bukti Pemesanan (Purchase Order)
Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan
PO ke pemasok. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang
tempat yang disiapkan oleh si pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu
jenis barang apa yang dipesan, oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan
kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai
dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima
Barang.
Bukti Tanda Terima Barang
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang.
Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk
menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang
ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang
menjamin keaslian dokumen ini.
Operasional
Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan
serta memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan
salah satu critical point, mengapa? Berikut beebrapa alasan versi saya :
1. Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak
barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri.
2. Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff
penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan
aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan
pemasok, disiplin melakukan sistem, dll. Intinya di poin 1 dan 2 kritis
dikarenakan Faktor Sumber Daya Manusia.
Penerimaan Barang di gudang ‘rawan’ permainan dengan pihak supplier. Staff
penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan dapat melakukan deal-deal khusus yang
merugikan pemesan dan menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap
personil penerimaan cukup penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin
serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang adalah hal-hal praktis
yang bisa dilakukan.
Sumber : http://elqorni.wordpress.com/2009/11/11/sistem-manajemen-gudang/